Entreprise familiale en forte croissance dotée d’une structure organisationnelle complexe, Aertssen Group avait besoin d’une manière efficace et évolutive d’attribuer augmentations salariales et bonus. Pour ses 450 collaborateurs, l’entreprise a délibérément choisi Youbo : un outil spécialisé qui accompagne l’ensemble du processus de rémunération.
Jusqu’il y a peu, le processus de rémunération chez Aertssen Group était géré via des fichiers Excel. Marlies Bots, compensation & benefits manager, explique : « Pour chaque nouveau cycle, les RH préparaient des documents distincts par département, qu’il fallait ensuite fusionner à nouveau. C’était chronophage et source d’erreurs. »
Les RH cherchaient un outil intuitif et autonome, capable d’évoluer avec la structure de l’entreprise et ses règles salariales. La préférence allait à une solution conviviale et indépendante. Son collègue Maxime Van Gestel précise : « Il existe beaucoup d’outils sur le marché, mais ils font généralement partie d’une suite logicielle RH. Nous cherchions spécifiquement un outil dédié uniquement au processus de rémunération. »
Pour chaque nouveau cycle, les RH préparaient des documents distincts par département, qu’il fallait ensuite fusionner à nouveau. C’était chronophage et source d’erreurs.
Fort de ces exigences, Aertssen Group a choisi Youbo. Après une démo, l’équipe RH était convaincue. Lors de workshops, l’équipe Youbo et l’équipe RH d’Aertssen Group ont traduit la politique de rémunération existante en règles claires au sein de l’outil. Aertssen Group avait l’avantage de disposer d’une politique de rémunération bien définie, ce qui a rendu la transition fluide.
Marlies Bots : « Le processus a été intense : de la formalisation des règles de rémunération à la structuration des données au bon format, jusqu’aux décisions sur les applications concrètes. Il faut passer toute sa politique de rémunération en revue de A à Z pour la traduire dans l’outil. Cet exercice permet de la réévaluer de manière critique. Une politique de rémunération évolue avec le temps. »
Trois mois après le lancement, l’outil était en production. Les chefs de département s’y sont rapidement mis après une courte formation. L’an prochain, les managers de chaque département auront également accès à l’outil pour gérer eux-mêmes leur budget d’augmentations salariales et de bonus.
Les RH identifient cinq bénéfices concrets à travailler avec Youbo.
Un suivi clair et plus de transparence Youbo enregistre automatiquement qui prend quelle décision. Marlies : « On voit toujours qui a accordé quelles augmentations et quels bonus. Les ajustements sont consignés avec la date et la personne responsable, jusqu’au niveau de détail. Cela évite les discussions après coup. »
Gain de temps Auparavant, les RH devaient fusionner les fichiers Excel scindés. Maxime : « C’était une tâche chronophage et source d’erreurs, car nous avons de nombreuses business units et de très nombreux départements. Cette tâche a aujourd’hui complètement disparu. »
Les suggestions apportent plus d’objectivité L’outil formule des recommandations sur la base de la politique salariale, des bandes salariales et des performances. Marlies : « Cela rend les décisions sur les salaires, les augmentations et les bonus plus cohérentes. La rémunération y gagne en objectivité. »
Une visibilité visuelle sur les budgets
Maxime : « Si un manager dépasse son budget, il le voit immédiatement. Le chiffre passe au rouge. C’est un petit détail, mais très pratique. »Intuitif à l’usage
Les formations utilisateurs se sont déroulées remarquablement bien. Marlies : « Si vous savez utiliser un ordinateur, vous savez utiliser Youbo. Pas besoin de parcourir un épais manuel. Il n’y a d’ailleurs eu pratiquement aucune question. »L’implémentation a suivi un calendrier strict : de la décision en septembre à la mise en production début décembre. Marlies : « Le rythme était soutenu, mais tout s’est déroulé comme prévu. L’équipe de Teal Partners était toujours joignable et très réactive. Les ajustements dans l’outil étaient réalisés immédiatement. »
La collaboration s’est articulée autour de workshops, de points hebdomadaires et d’un suivi rapide des questions. Maxime : « Nos besoins ont été parfaitement traduits dans le système. Teal Partners a été force de proposition, par exemple sur les notifications d’écart et le contrôle visuel des budgets. Ce sont ces idées qui ont fait la différence. »
Aertssen Group est une entreprise familiale belge forte de plus de 60 ans d’expérience dans les projets de construction et d’infrastructure, les opérations de levage complexes, le transport exceptionnel, le négoce de machines et les solutions logistiques pour les machines (agricoles).
Le groupe est actif dans plus de 30 pays à travers le monde, avec des filiales notamment au Moyen-Orient et aux États-Unis. Avec près de 2 500 collaborateurs et un chiffre d’affaires annuel de près de 500 millions d’euros, Aertssen Group est une référence dans son secteur.
L’innovation, la sécurité et la durabilité sont les fils conducteurs de toutes les activités. Portés par les personnes, les machines et la passion, nous offrons des solutions globales de qualité, de A à Z.
Le slogan d’Aertssen Group est « People, power and passion to build on ».