Le groupe informatique Anchr, dont le siège est à Malines, améliore son processus de bonus et de mérite pour 300 collaborateurs grâce à Youbo. En tant que house of companies, Anchr réunit 8 entreprises logicielles en Belgique et aux Pays-Bas.
Spécialiste du logiciel, Anchr a poursuivi en 2025 ses investissements dans la digitalisation de ses processus RH, avec Youbo pour le processus de bonus et de mérite. Youbo remplace un processus reposant sur Excel, des entretiens individuels et des publipostages dans Word pour les courriers de bonus.
2026 est une année importante pour Anchr. Le bureau a déménagé à Malines et les efforts de digitalisation des processus RH portent leurs fruits. « Pour chaque processus, nous travaillons désormais avec des solutions spécialisées au sein d’un écosystème RH intégré », explique Evi Van der Vliet, HR Business Partner. « Youbo nous fait gagner beaucoup de temps. »
Anchr chapeaute 8 entreprises spécialisées dans les solutions logicielles B2B, notamment dans le retail, le secteur public et la finance. « Nous sommes une entreprise IT. On se met donc vite à développer ses propres outils », explique Evi Van der Vliet, HR Business Partner chez Anchr. « Mais à un moment donné, on se retrouve avec une multitude de petits outils juxtaposés, dont il faut rassembler les données à la main. »
Le processus de bonus et de mérite chez Anchr reposait entièrement sur Excel. Les RH collectaient les données de différents systèmes et les regroupaient dans des feuilles de calcul. Celles-ci étaient ensuite passées en revue avec chaque manager, en discutant des propositions pour ses collaborateurs.
C’était en grande partie du travail manuel. De la collecte des données à l’envoi des courriers. Et le travail manuel ouvre la porte aux erreurs.
« Le processus prenait aussi beaucoup de temps : non seulement la création des feuilles de calcul et des courriers de rémunération, mais aussi ces entretiens individuels avec les managers. »
Anchr a digitalisé ses processus RH en collaboration avec SD Worx. C’est ainsi qu’Anchr a découvert Youbo. Evi Van der Vliet : « SD Worx gérait déjà notre payroll. Dans le cadre de notre programme de digitalisation plus large, nous avons choisi de poursuivre la digitalisation de nos processus RH avec des solutions du portefeuille SD Worx. Pour la gestion des performances, Compass convenait parfaitement. Après une démo de Youbo, nous avons décidé d’utiliser l’outil pour digitaliser notre processus de bonus et de mérite. »
Aujourd’hui, 22 utilisateurs travaillent avec Youbo : trois collègues RH et 19 managers. L’outil était opérationnel en trois mois, après deux workshops au bureau et des réunions en ligne hebdomadaires. Le premier cycle de mérite a été lancé fin 2025.
Evi Van der Vliet : « Pour l’octroi des bonus, les objectifs de chaque entreprise sont déjà encodés dans Youbo. Dès que nous enregistrons qu’un objectif est atteint, Youbo calcule automatiquement le bonus correspondant pour les collaborateurs concernés. »
« Pour les augmentations salariales, Youbo calcule une proposition sur la base du score de performance attribué par les managers. Un score positif peut donner lieu à une augmentation, que le manager confirme via Youbo. Les RH vérifient les encodages des managers dans l’outil, puis envoient les courriers de bonus en un clic. »
Un gain de temps pour les RH C’est surtout l’équipe RH qui gagne beaucoup de temps, selon Evi : « Préparer les fichiers Excel prenait plusieurs jours aux RH. Cela a disparu, tout comme les 19 entretiens individuels avec chaque manager, au cours desquels les performances de 300 collaborateurs étaient passées en revue une à une. Le publipostage nous prenait aussi facilement quelques jours. Mis bout à bout, cela représente de nombreuses journées de travail économisées. »
Plus d’autonomie pour les managers Les managers ne doivent plus tout aborder en une seule réunion avec les RH. Ils procèdent aux attributions de manière autonome, au moment qui leur convient le mieux, et peuvent apporter des ajustements jusqu’à la date limite. Les questions pour lesquelles ils devaient auparavant attendre une réponse des RH, ils y répondent désormais eux-mêmes sur la base des données présentes dans Youbo.
Un processus plus fluide Les échéances sont claires et donc mieux respectées. « Auparavant, il arrivait qu’un manager revienne après une de ces réunions Excel pour demander de modifier quelque chose. Aujourd’hui, la date limite est clairement indiquée dans Youbo. Jusque-là, ils peuvent modifier les choses eux-mêmes. Après l’échéance, les RH clôturent le tour et les courriers sont envoyés. »
Plus de visibilité « Si Youbo disparaissait demain, ce qui nous manquerait le plus, c’est la vue d’ensemble. En un clic, nous voyons le coût annuel et le package salarial complet du collaborateur. Il faudrait à nouveau aller chercher ces informations dans différents outils. »
« Les managers utilisent Youbo bien plus souvent que nous ne l’avions imaginé. Ils consultent le coût annuel de leur équipe, comprennent mieux le positionnement salarial de leurs collaborateurs et peuvent mieux étayer leurs décisions salariales. Ils peuvent ainsi avoir des conversations mieux fondées lorsque quelqu’un demande une augmentation. »
Comment évaluez-vous la collaboration ?
« Très bonne. Lorsque nous posions une question, nous obtenions une réponse immédiate. Il arrivait même que l’équipe de Teal Partners adapte quelque chose séance tenante pendant les réunions. Au cours de notre programme de digitalisation, nous avons implémenté plusieurs outils. Cela nous a permis de bien comparer les trajets. L’implémentation de Youbo a été la plus fluide et la plus rapide. »
L’implémentation a coïncidé avec un changement structurel plus large au sein d’Anchr. L’entreprise est passée d’une entité unique à plusieurs sociétés. « Cela impliquait notamment de nouvelles adresses e-mail, des tenants Microsoft différents et des adaptations des outils internes. Youbo devait lui aussi être aligné sur cette nouvelle structure à plusieurs sociétés. Le single sign-on par société a entre autres été mis en place. Tout cela s’est déroulé sans le moindre accroc. »
Comment Anchr va-t-il poursuivre ?
« Nous allons relier l’outil encore plus étroitement à notre nouvelle politique salariale, désormais finalisée. Nous avons réparti toutes les fonctions en catégories salariales, avec un salaire minimum et maximum. Nous allons maintenant ajouter ces informations dans Youbo, afin de nous préparer davantage aux règles européennes sur la transparence salariale. »
« Une intégration avec le payroll figure sur la liste de souhaits, afin que les données arrivent automatiquement dans Youbo. Cela sera mis en place à partir de septembre, quand nous reprendrons le fil pour le prochain cycle de mérite. »
Anchr est une house of software companies dont le siège se situe à Malines. Le groupe compte plus de 300 collaborateurs répartis dans 8 entreprises en Belgique et aux Pays-Bas. Il est actif dans des domaines tels que le secteur public, le commerce, la construction, la finance, le juridique et Oracle. Au sein d’Anchr, les différentes entreprises conservent leur identité et leur esprit d’entreprise propres, tout en partageant savoir et expertise dans un écosystème commun.