Chez Kaneka Belgium, l’attribution des augmentations salariales et des bonus était un processus complexe. Préparer, distribuer puis fusionner les fichiers Excel des managers de 27 départements prenait beaucoup de temps. Grâce à Youbo, les RH économisent de nombreuses journées de travail. Les managers, eux aussi utilisateurs, sont par ailleurs très satisfaits de l’outil. Bart Verhoeven, HR & General Affairs Manager : « Quand j’ai vu une démo, j’ai su : c’est ce que nous attendions. »
Kaneka Belgium est une organisation très structurée. L’entreprise chimique compte 370 collaborateurs répartis sur 27 départements. Pour chaque département, les RH scindaient un document Excel truffé de formules reposant sur la politique salariale sous-jacente, une politique forte de cinquante ans d’histoire. Le manager répartissait son budget et renvoyait le document complété aux RH, qui fusionnaient et vérifiaient le tout manuellement.
Le processus annuel était complexe, chronophage et source d’erreurs. Lorsque le budget attribué était trop élevé ou trop faible, les recalculs après contrôle interne prenaient encore plus de temps. Convertir les données en tableaux pour la direction et en courriers papier de salaire, de bonus et d’augmentation était tout aussi fastidieux.
Convaincu que la digitalisation était la réponse, Kaneka s’est mis en quête d’un outil en ligne. Bart Verhoeven, HR & General Affairs Manager : « Nous attendions depuis longtemps une solution comme Youbo dans ce domaine. C’est un créneau vide sur le marché. »
Youbo s’intègre à eBlox pour importer les données salariales. Lors de plusieurs workshops, Teal Partners a traduit la politique salariale de Kaneka dans l’outil.
Une formation d’une heure a permis d’accompagner tous les managers, et la direction a disposé du temps nécessaire pour affiner la configuration. En trois mois, l’outil était pleinement opérationnel. Le premier cycle de rémunération a depuis été mené à bien, sans problème notable.
La simplicité d’utilisation et la transparence ont été les principales raisons du choix de l’outil. À l’usage, d’autres bénéfices sont apparus.
Plus d’efficacité, moins d’erreurs Les RH estiment économiser facilement deux semaines de travail par an grâce à Youbo. Scinder, consolider et (parfois) vérifier les fichiers manuellement n’est plus nécessaire.
Danny Haneveer, compensation & benefits manager : « Le travail de perroquet consistant à ressaisir et à revérifier sans cesse les données a disparu. Comme les données sont directement centralisées dans le système, les erreurs manuelles appartiennent au passé. Les courriers digitaux de salaire, de bonus et d’augmentation se remplissent automatiquement et correctement. »
Le travail est mieux réparti La fin de l’exercice est traditionnellement une période de pointe pour les RH, avec la préparation des rapports annuels et le processus de rémunération. Danny Haneveer : « Les données RH peuvent être préparées à l’avance dans l’outil, ce qui donne plus de respiration pendant la période la plus chargée. Les RH sont désormais aux commandes plutôt que dans un rôle d’exécution. »
Les managers peuvent traiter leur partie à leur propre rythme. Les RH et, chacun pour son département, la direction voient clairement quels managers ont déjà réparti leur budget.
Plus de transparence et de visibilité Les formules dans Excel n’étaient pas transparentes. Avec Youbo, les managers y voient plus clair. Ils constatent immédiatement lorsqu’ils dépassent leur budget. Les suggestions automatiques les aident à répartir le budget conformément à la politique salariale.
Les managers voient les fourchettes salariales ou l’ancienneté de chaque collaborateur, ainsi que les budgets disponibles. Il est possible de comparer les membres d’une équipe entre eux. Cela aide les managers à mieux expliquer leurs décisions à leur équipe.
Des graphiques montrent comment ils se situent par rapport aux autres managers. Accordent-ils des bonus ou des scores d’évaluation supérieurs à la moyenne ?
Confidentialité La confidentialité est une priorité absolue chez Kaneka. Les managers n’ont accès qu’à leur propre budget et aux données de leur équipe. L’outil répond à toutes les exigences du RGPD, contrairement aux fichiers Excel partagés.
Un meilleur reporting Youbo aide à se conformer à la réglementation européenne sur la transparence salariale. Danny Haneveer : « L’analyse du pay gap devient un instrument précieux dans ce contexte. Elle montre l’ampleur de l’écart salarial et quelles différences sont statistiquement explicables. »
Une meilleure collaboration avec la finance Grâce à l’accès accordé au contrôleur financier, le département finance est lui aussi mieux informé. Il voit non seulement les budgets par département, mais aussi les propositions en cours d’augmentations et de bonus. Cela donne une image plus complète des coûts salariaux. Les écarts entre prévision et réalité sont détectés plus rapidement.
« Cela donne à la finance une base solide pour rapporter plus facilement et plus précisément au siège au Japon, où la direction est très orientée chiffres », explique Danny Haneveer.
Youbo a été implémenté à un rythme fluide. Danny Haneveer : « Teal Partners nous a bien aidés à traduire notre structure complexe, avec ses 27 départements et sa hiérarchie stricte, en un système logique et exploitable. Ils ont été force de proposition et ont immédiatement compris où se situaient nos sensibilités. »
Les délais ont toujours été respectés. Bart Verhoeven : « Chaque question recevait une réponse immédiate. Certaines entreprises IT transforment la question d’un client en ticket dont elles fixent elles-mêmes l’urgence. Il arrive alors d’attendre des semaines une réponse. Chez Teal Partners, c’est tout autre chose. »
Au Japon, une continuité fiable prime sur le changement permanent. Les trajectoires de transformation n’y vont pas de soi. Pourtant, tous les utilisateurs ont réagi très positivement. Danny Haneveer : « L’outil est si intuitif que chacun a pu s’en servir immédiatement. Un manager m’a dit : “On dirait de la science-fiction, trop beau pour être vrai.” »
Lors du prochain cycle, tout sera digitalisé davantage, notamment la manière actuelle de travailler avec des PDF téléversés (les formulaires d’évaluation signés et la fiche d’objectifs personnels). Kaneka Belgium souhaite intégrer encore plus de modules dans les années à venir, comme le budget forecasting et la planification du personnel, afin de rendre les processus de payroll encore plus robustes et digitaux.
Kaneka Belgium NV fait partie du groupe japonais Kaneka Corporation et est spécialisée dans les produits chimiques et plastiques. L’entreprise fournit des produits intermédiaires à des secteurs comme l’énergie, la construction et les soins de santé. Avec 370 collaborateurs à Westerlo-Oevel, Kaneka Belgium est un maillon important du réseau européen de Kaneka Corporation.