SD Worx cherchait un outil logiciel pour appliquer efficacement les augmentations salariales de 7 000 collaborateurs répartis dans 18 pays. Avec l’aide de Youbo, le prestataire de services RH est parvenu à réduire le cycle de rémunération de plusieurs mois à seulement trois semaines. Pieter-Jan Boden, People Director chez SD Worx, témoigne : « La rémunération est enfin le processus positif qu’elle a toujours dû être. »
Le processus de rémunération, ou « comp » en abrégé, est complexe chez SD Worx. La multinationale est active dans plusieurs pays, chacun avec sa propre législation. Chaque année, les managers et les RH dépensaient une énergie considérable pour accorder les augmentations salariales.
Le processus était organisé dans Excel, avec une feuille distincte par pays. À l’aide de formules prédéfinies par les RH, les managers accordaient les augmentations sur la base de l’évaluation des performances des collaborateurs de leur équipe. Le document était ensuite classé par niveau hiérarchique.
Scinder puis réassembler ces documents posait souvent problème. Les formules étaient parfois copiées de travers, au risque de fausser les budgets. Pieter-Jan Boden : « La qualité des données en pâtissait. Corriger manuellement des erreurs dans un seul pays reste faisable, mais dans un contexte international, cela devient un travail colossal. Les données sensibles doivent aussi être mieux protégées. »
Dans les différents pays, les processus de rémunération se déroulent à des moments variés : en avril en Belgique, en juin au Royaume-Uni, en juillet en Norvège. « Cela rendait la synchronisation et le pilotage difficiles. Même en matière de conformité au RGPD, Excel n’était pas infaillible, même si les RH protégeaient les documents par mot de passe. Les mots de passe circulent. »
En tant qu’entreprise RH de premier plan, SD Worx veut utiliser l’outil le plus avancé pour ses processus RH. Plutôt qu’une solution logicielle globale, SD Worx choisit d’intégrer dans son paysage digital le meilleur outil pour chaque tâche précise. L’entreprise s’est donc mise en quête d’un logiciel flexible et évolutif permettant d’accorder les augmentations salariales de manière efficace et sécurisée.
Rémunérer ses collaborateurs devrait être un parcours positif plutôt qu’un processus qui épuise. L’objectif était d’alléger la charge des RH et de donner aux managers plus de temps pour évaluer et améliorer les performances de leur équipe. Moins d’administration, plus de fond.
Pieter-Jan Boden : « Le premier outil que nous avons testé était trop statique. Il ne pouvait restituer ni les législations nationales en matière d’indexation ni l’ampleur de notre politique. Les RH étant notre cœur de métier, nos règles de rémunération sont très étoffées. »
SD Worx a testé l’outil Youbo pour l’attribution des augmentations salariales au personnel belge. « L’outil a répondu aux attentes grâce à sa flexibilité. Il est très intuitif. En un clic, les managers accordent une augmentation. Comme le budget se met à jour à chaque attribution, il devient plus simple de le respecter. Tant les RH que les managers qui répartissent les budgets savent en temps réel où en est le budget. »
Le test belge a été si concluant que SD Worx utilisera Youbo dès 2024 pour les augmentations salariales de l’ensemble de ses 7 000 collaborateurs. La charge des RH s’en trouvera allégée. Les managers décideront alors en autonomie des augmentations de leur équipe.
Pieter-Jan Boden évoque un gain de temps considérable. « Le processus ne nous prend désormais qu’à peine trois semaines, contre plus de deux mois auparavant. Les managers ont donc plus de temps pour parler de leurs performances avec leurs collaborateurs. »
Youbo simplifie grandement le travail des RH. « Auparavant, les RH ne s’apercevaient qu’en fin de processus, au moment de fusionner les documents, que le budget avait été dépassé. Rectifier le tir était chronophage et stressant, surtout à l’approche de l’échéance. »
Selon Pieter-Jan Boden, l’outil stimule la communication entre les équipes de direction. « L’outil permet aux managers de poser des questions à leurs collègues. Un manager peut par exemple demander un budget plus élevé aux RH parce qu’il compte beaucoup de high performers cette année-là, ou proposer une augmentation de 3 % plutôt que 5 % si cela lui paraît plus approprié. Ce type de retour est précieux. Avec Excel, la complexité limite souvent ces concertations. »
Youbo offre un meilleur contrôle sur les données. « Dans un outil en ligne, moins d’actions manuelles signifie moins de risques d’erreur. Les données sont mieux protégées. Chaque manager accède exactement à ce dont il a besoin pour évaluer son équipe. L’outil apporte en outre des analyses, comme le suivi des évolutions salariales historiques ou des répartitions par catégories telles que le genre ou l’âge. »
Pieter-Jan Boden estime que Youbo renforce l’adhésion des managers. « En rendant les budgets transparents, les managers comprennent plus clairement où ils en sont. Plus de contrôle et de transparence se traduisent par une meilleure compréhension. »
Pieter-Jan Boden : « L’équipe Youbo collabore étroitement avec nous. Elle comprend nos processus et apporte des idées innovantes, y compris auxquelles nous n’avions pas pensé. Par exemple, la vue de groupe au niveau de l’équipe dans Youbo. Les analyses visuelles des évaluations et des attributions facilitent grandement le processus. Les fonctionnalités de dashboard témoignent elles aussi de l’engagement de Youbo. L’équipe va systématiquement plus loin que ce qui est attendu. »
« L’équipe Youbo est orientée solutions. Elle sait gérer les difficultés. Dans tout processus digital, des besoins et des problèmes imprévus surgissent. Il est essentiel de s’associer à une équipe qui cherche des solutions efficaces. À cet égard, la collaboration avec Youbo a été exemplaire. Nous partageons un objectif commun : aboutir à la solution optimale. »
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