Als familiebedrijf met een stevige groei en een complexe organisatiestructuur had Aertssen Group nood aan een efficiënte, schaalbare manier om loonsverhogingen en bonussen toe te kennen. Voor de 450 bedienden koos het bedrijf daarom bewust voor Youbo: een gespecialiseerde tool die het volledige beloningsproces ondersteunt.
Het bestaande beloningsproces bij Aertssen Group verliep tot voor kort via Excel-bestanden. Marlies Bots, compensation and benefits manager: “Voor elke nieuwe cyclus stelde hr aparte documenten op per afdeling, die nadien opnieuw moesten worden samengevoegd. Dat was tijdrovend en foutgevoelig.”
Hr zocht een intuïtieve, zelfstandige tool die kon meegroeien met de bedrijfsstructuur en loonregels. De voorkeur ging uit naar een gebruiksvriendelijke, stand-alone oplossing. Collega Maxime Van Gestel: “Er zijn genoeg tools op de markt, maar die maken meestal deel uit van een hr-softwarepakket. Wij zochten specifiek een tool puur voor het compensatieproces.”
Voor elke nieuwe cyclus stelde hr aparte documenten op per afdeling, die nadien opnieuw moesten worden samengevoegd. Dat was tijdrovend en foutgevoelig.
Met die vereisten kwam Aertssen Group uit bij Youbo. Na een demo was het hr-team overtuigd. Tijdens workshops vertaalden het team van Youbo en het hr-team van Aertssen Group het bestaande loonbeleid naar heldere regels in de tool. Aertssen Group had het voordeel dat het loonbeleid al helder gedefinieerd was, waardoor de omschakeling vlot verliep.
Marlies Bots: “Het proces was intens: van het formaliseren van loonregels, structureren van data in het juiste formaat, beslissingen nemen over concrete toepassingen. Je moet je loonbeleid van a tot z onder de loep nemen om het in de tool te vertalen. Die oefening helpt wel om er opnieuw kritisch naar te kijken. Een loonbeleid evolueert nu eenmaal.”
Binnen drie maanden na de start was de tool live. De departementshoofden gingen na een korte opleiding vlot aan de slag. Volgend jaar krijgen ook de leidinggevenden van elk departement toegang om hun budget voor loonsverhogingen en bonussen zelf te beheren.
Hr ziet vijf concrete voordelen aan werken met Youbo.
Duidelijke tracering en meer transparantie Youbo houdt automatisch bij wie welke beslissing neemt. Marlies: “Je hebt altijd zicht op wie welke loonsverhogingen en bonussen heeft toegekend. Aanpassingen worden vermeld met datum en verantwoordelijke, tot op het detailniveau. Dat vermijdt discussies achteraf.”
Tijdsbesparing Voorheen moesten gesplitste Excelbestanden worden samengevoegd door hr. Maxime: “Dat was een tijdrovende, foutgevoelige klus omdat we veel business units en talrijke departementen hebben. Die taak valt nu volledig weg.”
Suggesties zorgen voor meer objectiviteit De tool geeft aanbevelingen op basis van het loonbeleid, de loonbanden en de prestaties. Marlies: “Het maakt de beslissingen over loon, opslag en bonus consistenter. Het maakt verloning objectiever.”
Visueel inzicht in budgetten Maxime: “Als een verantwoordelijke zijn budget overschrijdt, ziet hij dat meteen. Het cijfer kleurt rood. Het is een kleine feature, maar erg handig.”
Intuïtief in gebruik
De gebruikersopleidingen verliepen opvallend vlot. Marlies: “Als je met een computer kunt werken, kun je met Youbo overweg. Je hoeft geen dikke handleiding te doorploegen. Er waren ook nauwelijks vragen.”De implementatie verliep volgens een strak schema: van beslissing in september tot livegang begin december. Marlies: “Het tempo lag hoog, maar alles verliep volgens plan. Het team van Teal Partners was altijd bereikbaar en erg responsief. Aanpassingen in de tool gebeurden onmiddellijk.”
De samenwerking bestond uit workshops, wekelijkse check-ins en een snelle opvolging van vragen. Maxime: “Onze noden werden perfect vertaald naar het systeem. Teal Partners dacht actief mee, bijvoorbeeld over afwijkingsmeldingen en visuele budgetcontrole. Die inzichten maakten het verschil.”
Aertssen Group is een Belgisch familiebedrijf met meer dan 60 jaar ervaring in bouw- en infrastructuurprojecten, complexe hijswerken, uitzonderlijk transport, trading van machines en logistieke oplossingen voor (land)bouwmachines.
De groep is wereldwijd actief in meer dan 30 landen, met vestigingen in onder andere het Midden-Oosten en de Verenigde Staten. Met bijna 2.500 medewerkers en een jaaromzet van bijna 500 miljoen euro is Aertssen Group een referentie in zijn sector.
Innovatie, veiligheid en duurzaamheid vormen de rode draad doorheen alle activiteiten. Gedreven door mensen, machines en passie bieden we kwalitatieve totaaloplossingen aan — van a tot z.
De slogan van Aertssen Group is ‘People, power and passion to build on’.