Softwaregroep Anchr, met hoofdkantoor in Mechelen, verbetert het bonus- en meritproces voor 300 medewerkers met Youbo. Als house of companies verenigt Anchr 8 softwarebedrijven in België en Nederland.
Als software-expert zette Anchr in 2025 verder in op de digitalisering van de hr-processen, met Youbo voor het bonus- en meritproces. Youbo vervangt een proces met Excel, individuele meetings en mailmerges in Word voor de bonusbrieven.
2026 is voor Anchr een belangrijk jaar. Het kantoor verhuisde naar Mechelen en de inspanningen om de hr-processen te digitaliseren werpen hun vruchten af. “Voor elk proces werken we nu met gespecialiseerde oplossingen binnen een geïntegreerd hr-ecosysteem”, zegt Evi Van der Vliet, HR Business Partner. “Youbo bespaart ons veel tijd.”
Anchr overkoepelt 8 bedrijven die gespecialiseerd zijn in B2B-softwareoplossingen, o.a. in retail, government en finance. “We zijn een IT-bedrijf. Dan begin je al snel zelf tools te bouwen”, zegt Evi Van der Vliet, HR Business Partner bij Anchr. “Maar op een bepaald moment heb je dan heel veel tooltjes naast elkaar, waarvan je de data handmatig moet samenpuzzelen.”
Het bonus- en meritproces bij Anchr verliep volledig via Excel. Hr verzamelde gegevens uit verschillende systemen en bundelde die in spreadsheets. Die werden vervolgens met elke manager overlopen, waarbij de voorstellen voor zijn of haar medewerkers werden besproken.
Het was grotendeels handmatig werk. Van het verzamelen van de data tot en met het versturen van de brieven. Manueel werk zet de deur open voor fouten.
“Het proces kostte bovendien veel tijd: niet alleen het maken van de spreadsheets en de beloningsbrieven, maar ook die individuele meetings met de managers.”
Anchr digitaliseerde de hr-processen in samenwerking met SD Worx. Zo kwam Anchr Youbo op het spoor. Evi Van der Vliet: “SD Worx verzorgde al onze payroll. In het kader van ons bredere digitaliseringstraject hebben we ervoor gekozen om ook onze hr-processen verder te digitaliseren met oplossingen binnen het SD Worx-aanbod. Voor het performancemanagement sloot Compass daar mooi bij aan. Na een demo van Youbo beslisten we om de tool in te zetten om ons bonus- en meritproces te digitaliseren.”
Vandaag werken 22 gebruikers met Youbo: drie hr-collega’s en 19 managers. In drie maanden tijd was de tool up and running, na twee workshops op kantoor en wekelijkse onlinemeetings. De eerste meritcyclus werd eind 2025 opgestart.
Evi Van der Vliet: “Voor het toekennen van bonussen staan de targets per bedrijf klaar in Youbo. Zodra we registreren dat een target behaald is, berekent Youbo automatisch de bijbehorende bonus voor de betrokken medewerkers.”
“Voor de loonsverhogingen berekent Youbo een voorstel op basis van de performancescore die de managers toekennen. Een positieve score kan een loonsverhoging opleveren, die de manager bevestigt via Youbo. Hr reviewt de input van de managers in de tool en verstuurt vervolgens de bonusbrieven met één druk op de knop.”
Tijdswinst voor hr Vooral het hr-team wint veel tijd, volgens Evi: “Vroeger kostte het hr een aantal dagen om de Excelbestanden op te maken. Dat valt nu weg, net als de 19 individuele meetings met elke manager, waarin de prestaties van 300 medewerkers individueel werden overlopen. Ook met die mailmerge waren we makkelijk een aantal dagen bezig. Tel alles bij elkaar en het gaat om vele werkdagen die we besparen.”
Meer autonomie voor managers Managers hoeven niet langer alles in één overleg met hr te bespreken. Ze doen de toekenningen zelfstandig, wanneer dat het beste uitkomt, en kunnen tot de deadline aanpassingen doen. Vragen waarvoor ze vroeger op een antwoord van hr moesten wachten, beantwoorden ze nu zelf op basis van de gegevens in Youbo.
Een vlotter proces Deadlines zijn duidelijk, zodat ze beter worden opgevolgd. “Vroeger kwam er na zo’n Excelmeeting nog wel eens een vraag van een manager om iets aan te passen. Nu staat de deadline duidelijk in Youbo. Tot dan kunnen ze zelf zaken wijzigen. Na de deadline sluit hr de ronde af en worden de brieven verstuurd.”
Meer inzicht “Als Youbo morgen zou verdwijnen, zouden we vooral het overzicht missen. In één klik zien we de jaarkost en het totale loonpakket van de werknemer. Dan moeten we die informatie weer uit verschillende tools gaan halen.”
“Managers gebruiken Youbo veel vaker dan we verwacht hadden. Ze bekijken de jaarkost van hun team, krijgen inzicht in de loonpositie van hun medewerkers en kunnen loonbeslissingen beter onderbouwen. Daardoor kunnen ze beter onderbouwde gesprekken voeren wanneer iemand loonsverhoging vraagt.”
Hoe evalueer je de samenwerking?
“Zeer goed. Als we iets vroegen, kregen we meteen antwoord. Soms paste het team van Teal Partners zelfs onmiddellijk iets aan tijdens de meetings. Tijdens ons digitaliseringstraject implementeerden we meerdere tools. Daardoor konden we de trajecten goed vergelijken. De implementatie van Youbo was de vlotste en de snelste.”
De implementatie viel samen met een bredere structurele verandering binnen Anchr. Het bedrijf evolueerde van één geheel naar verschillende companies. “Dat betekende o.a. nieuwe e-mailadressen, verschillende Microsoft-tenants en aanpassingen aan de interne tools. Ook Youbo moest worden afgestemd op die nieuwe structuur met verschillende companies. Er werd o.a. een single sign-on per bedrijf voorzien. Dat verliep allemaal probleemloos.”
Hoe gaat Anchr nu verder?
“We gaan de tool nog sterker koppelen aan ons vernieuwde loonbeleid, dat intussen op punt staat. We hebben alle functies in looncategorieën onderverdeeld, met een minimum- en maximumloon. Die informatie gaan we nu in Youbo toevoegen, zodat we ons verder voorbereiden op de Europese regels rond loontransparantie.”
“Een koppeling met payroll staat op de verlanglijst, zodat gegevens automatisch in Youbo komen. Dat komt in orde vanaf september, wanneer we de draad oppikken voor de volgende meritronde.”
Anchr is een house of software companies met hoofdkantoor in Mechelen. De groep telt meer dan 300 collega’s in 8 bedrijven in België en Nederland. De groep is actief in domeinen zoals government, commerce, construction, finance, legal en Oracle. Binnen Anchr behouden de verschillende bedrijven hun eigen identiteit en ondernemerschap, maar delen ze kennis en expertise in een gemeenschappelijk ecosysteem.