Bij Kaneka Belgium was het toekennen van loonsverhogingen en bonussen een complex proces. Het opmaken, verdelen en weer samenvoegen van de Excelbestanden voor de managers van 27 afdelingen kostte veel tijd. Met het gebruiken van Youbo wint hr vele werkdagen aan tijd. Bovendien zijn de managers/gebruikers erg tevreden over de tool. Bart Verhoeven, HR & General Affairs Manager: “Toen ik een demo zag, wist ik: hier hebben we op gewacht.”
Kaneka Belgium is vrij strak georganiseerd. Het chemiebedrijf telt 370 medewerkers in 27 afdelingen. Per afdeling splitste hr een Excel-document op met uitgebreide formules gebaseerd op het achterliggende loonbeleid – een loonbeleid met vijftig jaar geschiedenis. De manager verdeelde zijn budget en bezorgde het ingevulde document terug aan hr, die alles handmatig weer samenvoegde en controleerde.
Het jaarlijkse proces was ingewikkeld, tijdrovend en foutgevoelig. Wanneer er te veel of te weinig budget werd verdeeld, kostten herberekeningen, na interne check, wéér extra tijd. Ook het omzetten van de data in tabellen voor de directie en in papieren loon-, bonus- en loonsverhogingbrieven, was omslachtig.
Overtuigd dat digitalisering het antwoord was, ging Kaneka op zoek naar een onlinetool. Bart Verhoeven, HR & General Affairs Manager: “We hebben in het vak lang gewacht op een oplossing als Youbo. Het is een gat in de markt.”
Youbo integreert met eBlox voor het inlezen van loondata. Tijdens enkele workshops heeft Teal Partners het loonbeleid van Kaneka vertaald naar de tool.
Tijdens een opleidingssessie van een uur werden alle managers wegwijs gemaakt, de directie kreeg tenslotte voldoende tijd voor het finetunen van het geheel. Op drie maanden tijd was de tool volledig up and running. Inmiddels is de eerste beloningscyclus succesvol, zonder enig issue van betekenis, afgerond.
Gebruiksgemak en transparantie waren de hoofdredenen om voor de tool te kiezen. Door de tool te gebruiken, zijn er nog extra voordelen gebleken.
Meer efficiëntie, minder fouten Naar schatting bespaart hr makkelijk twee werkweken per jaar met Youbo. Het opsplitsen, consolideren en (soms) manueel controleren van de bestanden is niet meer nodig.
Danny Haneveer, compensation & benefits manager: “Het papegaaienwerk van het overtypen en herhaald controleren van de data is overbodig geworden. Omdat de data meteen centraal in het systeem zit, zijn manuele fouten verleden tijd. Digitale loon- en bonusbrieven en loonsverhogingbrieven worden automatisch correct ingevuld.”
Het werk is beter verdeeld Het einde van het boekjaar is traditioneel een piekperiode voor hr, met de opmaak van de jaarrapporten en het rewardproces. Danny Haneveer: “De hr-data kunnen vooraf klaargezet worden in de tool, wat meer ademruimte geeft tijdens de drukste periode. Hr zit nu in de controlestoel in plaats van in een uitvoerende rol.”
Managers kunnen hun deel op eigen tempo verwerken. Hr en, elk voor zijn of haar departement, de directie kunnen helder zien welke managers hun budget al verdeelden.
Meer transparantie en inzicht De formules in Excel waren niet transparant. Met Youbo hebben managers meer inzicht. Ze zien wanneer ze hun budget overschrijden. De automatische suggesties helpen hen om het budget te verdelen volgens het loonbeleid.
Managers zien de loonvorken of anciënniteit per medewerker en welke budgetten beschikbaar zijn. Het is mogelijk om de leden van een team met elkaar vergelijken. Het helpt leidinggevenden om beslissingen beter uit te leggen aan hun teams.
Grafieken tonen hoe ze zich verhouden ten aanzien van andere managers. Geven ze hogere bonussen of evaluatiescores dan gemiddeld?
Confidentialiteit Vertrouwelijkheid is een topprioriteit voor Kaneka. Managers hebben enkel toegang tot hun eigen budget en de gegevens van hun team. De tool voldoet aan alle GDPR-eisen, in tegenstelling tot gedeelde Excel-bestanden.
Betere rapportering Youbo helpt om aan de Europese regelgeving rond loontransparantie te voldoen. Danny Haneveer: “De pay gap analysis wordt in dat kader een dankbaar instrument. Die laat zien wat de loonkloof is, en welke verschillen er statistisch verklaarbaar zijn.”
Betere samenwerking met finance Dankzij de toegang voor de financial controller is ook de financiële afdeling beter geïnformeerd. Deze ziet niet alleen de budgetten per afdeling, maar ook de actuele voorstellen voor salarisverhogingen en bonussen. Zo ontstaat een completer beeld van de personeelskosten. Verschillen tussen forecast en realiteit worden sneller opgespoord.
“Het geeft finance een stevige basis om vlotter en accurater te rapporteren naar het hoofdkantoor in Japan, waar sterk op cijfers gestuurd wordt”, zegt Danny Haneveer.
Youbo werd in vlot tempo geïmplementeerd. Danny Haneveer: “Teal Partners heeft ons goed geholpen om onze complexe structuur met 27 afdelingen en strikte hiërarchie om te zetten naar een logisch en werkbaar systeem. Ze dachten mee en begrepen meteen waar onze gevoeligheden zaten.”
De deadlines zijn altijd gerespecteerd. Bart Verhoeven: “Elke vraag werd onmiddellijk beantwoord. Sommige IT-bedrijven zetten de vraag van een klant om in een ticketje, waarbij zij de dringendheid bepalen. Soms wacht je weken op een antwoord. Dat is bij Teal Partners wel even anders.”
In Japan is betrouwbare continuïteit belangrijker dan voortdurende verandering. Transformatietrajecten zijn niet evident. Toch reageerden alle gebruikers erg positief. Danny Haneveer: “De tool is zo intuïtief dat iedereen er meteen mee aan de slag kon. Een manager zei: ‘Het is als science fiction, te mooi om waar te zijn’.”
In de volgende cyclus wordt het geheel nog verder gedigitaliseerd, zoals de huidige manier van werken met opgeladen pdf’s (de ondertekende evaluatieformulieren en het persoonlijke doelstellingenblad). Kaneka Belgium wil komende jaren nog meer modules integreren, zoals budgetforecasting en personeelsplanning, zodat de payrollprocessen nóg robuuster en digitaler worden.
Kaneka Belgium NV maakt deel uit van de Japanse Kaneka Corporation en is gespecialiseerd in chemische en kunststofproducten. Het bedrijf levert tussenproducten voor sectoren als energie, bouw en gezondheidszorg. Met 370 medewerkers in Westerlo-Oevel is Kaneka Belgium een belangrijke spil in het Europese netwerk van Kaneka Corporation.