SD Worx zocht een softwaretool om de salarisverhogingen voor 7000 medewerkers in 18 landen efficiënt uit te voeren. Met behulp van Youbo slaagt de hr-dienstverlener erin om de compensatiecyclus te reduceren van enkele maanden naar slechts drie weken. People director Pieter-Jan Boden van SD Worx getuigt: ’Verlonen is nu eindelijk het positieve proces dat het hoort te zijn.’
De compensatiecyclus, kortweg comp in de vaktaal, is complex bij SD Worx. De multinational is actief in verschillende landen met elk hun eigen wetgeving. Het kostte managers en hr elk jaar veel energie om de salarisverhogingen toe te kennen.
Het proces verliep in Excel met sheets per land. Via door hr vooropgestelde formules kenden de managers salarisverhogingen toe aan de hand van een evaluatie van de prestaties van de werknemers van hun team. Per hiërarchisch niveau werd het document opgesplitst.
Het verknippen en opnieuw samenvoegen van deze documenten was vaak een struikelblok. Formules raakten verminkt, budgetten werden overschreden. Pieter-Jan Boden: ’De datakwaliteit leed eronder. In één land kan je fouten manueel rechtzetten, maar in een internationale context is dat een enorme taak. Gevoelige data moeten ook beter beschermd worden.’
In elk land lopen de compensatietrajecten op een ander moment: in België in april, in het Verenigd Koninkrijk in juni, in Noorwegen in juli. ‘Managers waren er constant mee bezig. Dat was niet opportuun.’ Ook op GDPR-vlak bleek Excel niet sluitend, zelfs niet als hr de documenten beveiligde met een paswoord. Paswoorden kunnen worden doorgeven.
Als toonaangevend hr-bedrijf wil SD Worx de meest vooruitstrevende tool gebruiken voor hr-processen. In plaats van een allesoverkoepelende softwareoplossing kiest SD Worx ervoor om de beste tool voor een specifieke opdracht in het digitaal landschap te integreren. Daarom ging het op zoek naar flexibele, schaalbare software voor het efficiënt en veilig toekennen van de salarisverhogingen.
Het belonen van medewerkers moet een positief traject zijn in plaats van een energieverslindend proces. Het doel was om de werkdruk te verlichten voor hr, en managers meer tijd geven om zich te focussen op het evalueren en verbeteren van de prestaties van hun team. Minder administratie, meer inhoud.
Pieter-Jan Boden: ’De eerste tool die we testte, was te statisch. Hij volstond niet om de landspecifieke wetgeving rond indexatie en ons uitgebreide beleid te vatten. Gezien hr onze core business is, hebben we uitgebreide reward-regels.’
SD Worx probeerde de Youbo-tool uit voor het toekennen van de salarisverhogingen in de Belgische populatie. ‘De tool loste door zijn flexibiliteit de verwachtingen wél in. Hij is heel intuïtief. Met een druk op de knop kennen managers een loonsverhoging toe. Omdat het budget tijdens het verdelen ervan telkens wordt geüpdatet, is het makkelijker om het te respecteren. Hr én de manager die verdeelt, weten realtime hoe het budget ervoor staat.’
De Belgische testcase werd zo positief onthaald dat SD Worx Youbo vanaf 2024 zal inzetten voor de loonsverhogingen van alle 7000 medewerkers. Dat verlicht de werkdruk voor hr. Leidinggevenden beslissen dan autonoom over de loonsverhogingen van hun teams.
Pieter-Jan Boden spreekt over een aanzienlijke tijdswinst. ‘Nu kost het proces ons amper drie weken in plaats van ruim twee maanden. Managers houden meer tijd over om te praten met mensen over wat goed loopt of beter kan. Dat helpt het bedrijf vooruit.’
Youbo vergemakkelijkt de taak van hr aanzienlijk. ‘Vroeger stelde hr aan het einde van het proces bij het samenvoegen van de documenten vast dat het budget overschreden was. Het kostte tijd om dat bij te sturen. Kort voor de deadline is dat stresserend.’
De tool stimuleert overleg tussen de managementteams, volgens Pieter-Jan Boden. ‘Het is mogelijk om collega’s in de tool een vraag te stellen. Een manager kan hr bijvoorbeeld verzoeken om meer budget, omdat hij toevallig dat jaar veel outperformers heeft. Of hij vraagt om 3% in plaats van de vooropgestelde 5% loonsverhoging in te stellen, als hij dat passender vindt in een welbepaalde situatie. Die feedback is waardevol. Als je via Excel werkt, pleeg je zulk overleg in de praktijk niet vaak, omdat het ingewikkeld is.’
Youbo geeft meer controle over de data. ‘In een online tool zijn er minder manuele handelingen nodig, en dat vermindert de kans op fouten. De gegevens zijn beter beschermd. Elke manager heeft toegang tot precies die data die hij nodig heeft om zijn team te evalueren. Daarnaast is het ook mogelijk om nuttige inzichten uit de data te halen, zoals historische loonevoluties of verdelingen per categorie, zoals gender of leeftijd.’
Volgens Pieter-Jan Boden creëert Youbo meer goodwill bij de managers. ‘Door het budget zo zichtbaar te maken, weet de manager beter waar hij aan toe is. Meer controle en transparantie zorgen voor meer begrip.’
Pieter-Jan Boden: “Teal Partners denkt mee. Het team begrijpt onze processen en komt met nuttige ideeën op de proppen, ook zaken waar we nog niet aan dachten. Neem nu het groepsoverzicht op teamniveau in Youbo. Het visualiseren van wie al is geëvalueerd en hoeveel iemand kreeg, helpt enorm in het proces. Ook de dashboardfuncties zijn een voorbeeld van de toewijding van Teal Partners. Zij gaan altijd een stapje verder.”
“Teal Partners denkt in oplossingen. Ze ontmijnen problemen. In een digitaal traject zijn er altijd verrassingen: nieuwe features die je plots nodig hebt, onverwachte issues,… Je hebt een partner nodig die ook streeft naar goede, haalbare oplossingen. Met Teal Partners lukt dat uitstekend. Er is een gemeenschappelijk doel: de beste oplossing realiseren.”
Download pdf