Récompenser avec des tableurs ? 7 raisons d’arrêter

La période de fin d’année est l’une des plus chaleureuses de l’année. Sapins, vin chaud et cadeaux : qui n’aime pas cela ? Mais la fin de l’année signifie généralement aussi bonus, augmentations et entretiens d’évaluation. Pour les responsables RH, la période de fin d’année est source de maux de tête. Du moins, s’ils s’appuient sur des tableurs pour le cycle annuel de rémunération. Avec le bon outil logiciel, la rémunération se déroule bien plus facilement.

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12 janvier 2024

Celui qui travaille dur mérite une augmentation ou un bonus. La discussion annuelle sur le salaire et les performances est un moment important pour chaque collaborateur. En coulisses, aux RH, un processus complexe la précède. Dans de nombreuses entreprises, cela se fait encore au moyen de tableurs. C’est problématique. Cela fait du cycle de rémunération un processus laborieux, source d’erreurs et rigide. Voici les 7 raisons pour lesquelles choisir un outil de rémunération vaut mieux que des tableurs.

1. La répartition des bonus et du mérite avec des tableurs prend du temps

Scinder le tableur de rémunération en plusieurs fichiers, un par département, est une tâche ardue. Les chefs de département répartissent le budget selon les instructions et les formules du fichier qu’ils ont reçu. Une fois complété, ils le renvoient aux RH. Collecter, nettoyer et fusionner à nouveau les données prend énormément de temps, car les managers modifient souvent les formules et les modèles. Cela doit être corrigé manuellement.

Un outil de rémunération comme Youbo automatise ce processus. Sur la base de la base de données du personnel, de la politique salariale et du budget disponible, les bonnes données sont automatiquement prêtes dans l’outil. Scinder et fusionner des documents appartient au passé. C’est un gain de temps considérable.

2. La répartition des bonus et du mérite via des tableurs est source d’erreurs

Réassembler les fichiers est difficile. Les formules des tableurs ont été altérées. Des colonnes ont disparu ou sont apparues à des endroits indésirables. Les fichiers contiennent des fautes de frappe. Retrouver et éliminer les erreurs est un travail de titan pour les RH.

Un outil de rémunération donne un accès en temps réel à des données qui se mettent à jour automatiquement à mesure que de nouvelles informations sont ajoutées. Il supprime la fusion manuelle des fichiers. Cela réduit radicalement les erreurs. Ces outils disposent d’un contrôle d’erreurs intégré.

3. Les tableurs manquent de souplesse

Tout le monde reçoit-il la même augmentation, quelles que soient les performances ? L’approche classique du saupoudrage est dépassée. La politique salariale n’est plus uniforme pour tous. Dans la guerre des talents, les professionnels RH motivés font tout leur possible pour satisfaire leurs collaborateurs. Ils le font notamment par une rémunération individualisée qui répond aux besoins du collaborateur.

Les formules des tableurs ne sont pas capables de refléter la complexité d’une politique salariale individualisée. Les outils logiciels, si. Grâce aux intégrations, il est parfaitement possible de soutenir des objectifs salariaux personnalisés et motivés. Ils importent avec souplesse des données de n’importe quelle source et soutiennent une politique salariale sur mesure.

4. Les tableurs ne sont pas sûrs et ne garantissent pas la confidentialité

Quel est le point commun entre les tableurs et les lapins ? Ils se multiplient très vite. La plaisanterie classique qui circule dans les bureaux RH en décembre n’est pas sans fondement. Les nombreux tableurs stockés sur des systèmes locaux sont exposés au vol, à la perte ou à l’altération des données. Leur sécurité est insuffisante. Ils présentent un risque de piratage, surtout à l’impression ou lors d’un envoi par e-mail. La réglementation sur la vie privée est stricte, et à juste titre. Il va de soi que les données doivent être protégées selon les normes les plus élevées. Avec des tableurs, c’est difficile.

Les outils de rémunération sont sécurisés. Les systèmes cloud offrent un stockage chiffré, des sauvegardes et respectent des réglementations comme le RGPD. Seules les personnes responsables désignées y ont accès, au moyen d’un mot de passe. L’utilisation est enregistrée et traçable.

5. Les tableurs offrent trop peu de transparence

Le budget est-il réparti à temps par les managers ? Avec un outil de rémunération, les RH disposent d’une vue en temps réel sur les données. Au lieu d’envoyer des rappels généraux, les RH peuvent cibler des points précis. Les bonus sont-ils attribués équitablement ? Certains managers attribuent-ils systématiquement trop d’argent ? Ou d’autres se montrent-ils trop avares en rémunérations ? Avec des tableurs, vous naviguez à l’aveugle sur ces questions. Un outil permet de créer des rapports sur la base des chiffres.

Quel est l’impact d’une modification de la politique salariale ? Prévoir différents résultats est complexe et chronophage avec des tableurs. Avec un outil de rémunération, vous comparez facilement différents scénarios.

6. Les tableurs entravent une collaboration fluide

Il n’est pas simple de partager des tableurs entre plusieurs utilisateurs et d’y travailler ensemble. Une politique de rémunération fondée sur des tableurs repose entièrement sur les ressources humaines.

Le traitement des données en temps réel dans les outils de rémunération facilite en revanche la collaboration. Il rend les échanges plus simples entre les RH et les managers, mais aussi entre managers. La politique de rémunération et la répartition du travail y gagnent.

7. Les tableurs ne sont pas conviviaux

Pour les utilisateurs non techniques, les tableurs sont ardus. Leur courbe d’apprentissage est raide et ils ne conviennent pas à une utilisation mobile. Les outils de rémunération sont à l’inverse intuitifs. Après une courte formation, les utilisateurs peuvent s’en servir sans difficulté.

Les outils de rémunération permettent de générer des rapports clairs et intuitifs pour les collaborateurs, ce qui aide les managers lors des entretiens d’évaluation et donne aux collaborateurs une vue d’ensemble limpide.

Avec notre outil de rémunération Youbo, le processus de rémunération est plus rapide, plus sûr et plus simple. Les entreprises rapportent des gains de plusieurs mois. Un logiciel comme Youbo, qui soutient une rémunération flexible, n’est pas un simple confort sur le marché actuel : c’est une nécessité. Youbo fonctionne selon le processus d’évaluation salariale prédéfini. La procédure d’évaluation part des systèmes d’appréciation (comme SAP, SD Worx ou huapii) et des données du personnel et des salaires (par exemple SAP, SD Worx ou Oracle). Sur la base de la base de données du personnel, de la politique salariale et du budget disponible, les bonnes données sont automatiquement prêtes dans l’outil. Les managers peuvent répartir le budget facilement. Youbo se connecte à votre logiciel RH afin que les rémunérations approuvées soient automatiquement intégrées dans la paie.