Évitez le dépassement budgétaire dans votre processus de reward grâce à Youbo - exemple pratique

Une entreprise qui dépense, sans l’avoir prévu, plus que planifié en bonus et en salaires entame ses bénéfices. Tout gestionnaire de budget souhaite évidemment l’éviter. L’outil de rémunération Youbo élimine le budget slippage aux RH. Pieter-Jan Boden, People Director de SD Worx, partage son expérience.

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30 septembre 2025

Grâce à Youbo, il n’y a pratiquement plus d’écart entre notre budget reward planifié et dépensé. Auparavant, cela pouvait déraper. C’est désormais de l’histoire ancienne. Pour une entreprise comme la nôtre, où les salaires représentent 65 % du coût total, cela fait une énorme différence. Quand le coût est maîtrisé, vous n’entamez pas vos bénéfices.

Pieter-Jan Boden, People Director

Qu’est-ce qui provoque le dépassement budgétaire en matière de reward ?

Les processus de reward se déroulent souvent dans Excel. Les documents sont scindés par département. Une fois que le manager a complété son document, les RH fusionnent à nouveau l’ensemble. Cela augmente le risque de budget slippage.

• Les managers n’ont aucune visibilité sur le budget total. Pendant le processus d’attribution, ils ne voient pas dans Excel quel budget il reste. Résultat : ils dépassent souvent leur budget.
• Les tableurs sont source d’erreurs. Des versions apparaissent facilement. Cela mène à des dépenses incontrôlées.
• Avec des tableurs, les RH repèrent tardivement les dépassements, parfois trop tard pour corriger le tir.

Pieter-Jan Boden : « Chez SD Worx, nous accordons des augmentations salariales à 6 500 personnes dans 19 pays. Nous disposons de 2 mois pour cela : février et mars. C’est serré, car tout le processus doit se dérouler pendant cette période : de l’évaluation à l’augmentation effective, en passant par la calibration et la communication. Avec Excel, il était impossible de finaliser tous les pays simultanément. Une erreur ou un dépassement n’était parfois constaté qu’après la communication des augmentations. À ce moment-là, il est trop tard pour ajuster. »

Comment Youbo résout-il ce problème ?

• Les managers répartissent leur budget en temps réel dans l’outil. Ils voient quand ils dépassent leur budget. Ils peuvent facilement ajuster.
• Le budget peut être réparti sur plusieurs niveaux. Les team leads ou les chefs de département peuvent également gérer leurs propres sous-budgets. Les budgets peuvent aussi être définis plus finement.
• Avec Youbo, aucune version de document n’est créée. Les données sont gérées de façon centralisée et mises à jour immédiatement. Autrement dit : moins d’erreurs manuelles.
• Youbo rend les écarts plus visibles et immédiatement apparents. La correction est simple.
• Youbo prend en charge le multidevise. L’outil convertit tout en une seule devise en temps réel. Vous gardez une vue d’ensemble sans calculs manuels.

Pieter-Jan Boden : « Les conversions de devises constituaient autrefois un goulot d’étranglement dans Excel. Convertir et vérifier les données prenait du temps supplémentaire dans un processus déjà serré. Les dépassements ne pouvaient parfois pas être corrigés à temps. »

• Il est également possible de fixer des limites budgétaires strictes dans Youbo. Plus aucun manager ne peut attribuer trop.

Pieter-Jan Boden : « Nous voulions laisser une marge pour accorder un petit extra à quelqu’un, par exemple en cas de prestation exceptionnelle ou de contrat décroché. C’est pourquoi nous avons travaillé sans limites strictes. Si un manager dépasse son budget, la barre devient rouge, mais il peut quand même soumettre ses chiffres. Nous comptons sur le bon sens au niveau de l’équipe et, au plus haut niveau, tous les chiffres sont consolidés et les dépassements sont compensés par les sous-utilisations. Cela s’est avéré suffisant pour résoudre le budget slippage. »

À qui Youbo s’adresse-t-il le plus ?

Pieter-Jan Boden : « À toute organisation ayant des processus de reward complexes, en particulier les multinationales ou les entreprises de taille moyenne en forte croissance. Dans les petites entreprises, vous parvenez encore à garder une vue d’ensemble. Mais dès que vous grandissez, vous la perdez. Les coûts non planifiés pèsent sur votre marge bénéficiaire. Youbo vous aide à mieux maîtriser les coûts. »

Youbo est rentable à deux titres.

1. Gain d’efficacité : les RH et les managers gagnent du temps.
2. Maîtrise des coûts : la visibilité en temps réel et la transparence réduisent le budget slippage.

Pieter-Jan Boden : « Dès la première année avec Youbo, nous étions déjà bien plus proches du budget planifié. Après deux cycles, je peux l’affirmer : le dépassement a disparu. J’ai été étonné de voir avec quelle précision nous respectons désormais le budget. La conduite du changement y joue certainement un rôle. Nos managers sont heureux de disposer enfin d’un outil pour suivre leurs budgets. Ils mesurent à quel point c’est essentiel. Youbo les y aide. »