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10 juillet 2025
Pieter-Jan Boden : « Rémunérer était une tâche épuisante. Nous travaillions avec des tableurs que les RH scindaient par manager. Ceux-ci complétaient leur répartition budgétaire et renvoyaient le document. Mais cela se passait rarement sans accroc : des formules étaient altérées, des budgets dépassés, les documents revenaient souvent en retard. Les échéances étaient sans cesse menacées et des erreurs s’immisçaient dans la qualité des données.
Si rémunérer dans un seul pays est déjà compliqué, imaginez le chaos dans un contexte international. Chaque pays a ses propres moments de paie et ses propres règles, ce qui amenait les managers d’équipes internationales à y consacrer des mois. Pendant ce temps, les RH passaient surtout leur temps à éteindre des incendies. Cela devait changer. »
Pieter-Jan Boden : « Nous avons cherché un logiciel qui simplifie le processus. Le premier outil testé n’était pas assez intuitif. Les managers ne pouvaient pas répartir facilement leurs budgets, ce qui est important à nos yeux. Nous avons des règles étendues en matière de reward, car les RH sont notre cœur de métier. Nous voulions donc la meilleure solution, tenant compte des législations salariales propres à chaque pays et des différentes devises. Un outil doté de cette dimension internationale était difficile à trouver, jusqu’à ce que Teal Partners nous présente Youbo.
Teal Partners connaît parfaitement le marché RH et payroll et a proposé une solution conviviale. Nous avons d’abord testé Youbo en Belgique. Les résultats ont immédiatement été convaincants. Comme l’outil est très flexible, nous l’avons déployé sans difficulté dans d’autres pays. »
Pieter-Jan Boden : « Nous avons ramené le processus de rémunération de deux mois à trois semaines. C’est énorme. Nous utilisons désormais ce temps gagné pour échanger davantage avec les collaborateurs. La plupart des gens ont une bonne évaluation, mais les cas atypiques, aussi bien les top performers que ceux qui rencontrent des difficultés, méritent une attention particulière, et nous pouvons enfin la leur accorder. »
Evi Heyse : « Les managers disposent de plus d’autonomie. Auparavant, les RH proposaient une augmentation salariale via des formules Excel, et les managers pouvaient suivre cette suggestion ou proposer une modification en renvoyant le document. Ce n’est pas souple. Youbo montre automatiquement aux managers des suggestions d’augmentations issues de la politique salariale, liées par exemple aux prestations ou aux barèmes salariaux. Ils peuvent les approuver ou les modifier en les motivant. Les managers voient immédiatement l’impact de leurs choix dans l’outil et peuvent tester des scénarios. »
Pieter-Jan Boden : « Les pay salary alerts constituent une autre suggestion utile. Si un collaborateur se situe en dessous de son niveau de rémunération selon la politique salariale, le manager reçoit un signal. Avec la transparence salariale à venir, c’est particulièrement utile pour résorber les différences salariales historiques. Youbo aide à mettre ces écarts au jour. »
Evi Heyse : « L’outil est aujourd’hui utilisé par 150 personnes réparties sur 4 niveaux hiérarchiques. La rigidité des tableurs faisait qu’en pratique, c’était surtout le management supérieur qui répartissait les budgets. Il était auparavant impossible d’impliquer autant de managers, mais avec Youbo, c’est simple.
Il nous semblait important d’impliquer aussi les managers des plus petites équipes. Ce sont eux qui sont les plus proches des collaborateurs et qui savent donc le mieux qui mérite quoi. Cela rend la politique de rémunération plus équitable. Dans le même temps, Youbo allège la charge de travail des échelons supérieurs et des RH. Il est bien sûr important de bien accompagner les managers concernés lors de la phase initiale. »
Pieter-Jan Boden : « Pas nécessairement. Nous avons une politique salariale étendue, et l’équipe Youbo nous a aidés à traduire ces règles reward dans le système. Mais si vous n’avez pas encore de politique salariale, l’outil peut être une aide. Youbo fait remonter à la surface les incohérences de votre méthode de rémunération. Il met en évidence les points sur lesquels vous pouvez ajuster pour rendre votre façon de rémunérer plus précise et plus juste. »
Evi Heyse : « Grâce à la transparence de l’outil, vous voyez bien mieux comment les budgets sont répartis, les écarts, le budget total, l’évolution historique, etc. La raison pour laquelle vous accordez par exemple des avantages différents à certains collaborateurs doit être claire. Avant l’entrée en vigueur de la transparence salariale, il est important d’avoir cela en ordre. »
Pieter-Jan Boden : « Les ressources humaines gagnent beaucoup de temps, les managers gagnent en autonomie et la répartition du budget est devenue plus équitable. »
Evi Heyse : « Les managers sont très enthousiastes à l’idée d’utiliser l’outil. Dès la formation, nous recevons des retours très positifs. Ils sont impressionnés par ce que Youbo permet de faire. »
Pieter-Jan Boden : « Travailler avec Youbo est aussi beaucoup plus sûr. Les tableurs fonctionnent avec des formules dont découle la suggestion d’augmentation salariale. Si un manager voulait jeter un œil à la construction d’une de ces formules, il risquait de l’altérer. Des problèmes surgissaient également lors de la scission des tableurs par niveau hiérarchique. À chaque manipulation manuelle, et elles sont nombreuses dans un tel processus, vous risquez de corrompre les données. Ce n’est pas acceptable au regard du RGPD.
Un fichier Excel se transfère facilement. Même protégé, quelqu’un peut partager le mot de passe par chat ou par e-mail. En tant qu’entreprise, vous ne pouvez jamais être certain que vos données sont traitées correctement. Dans l’outil Youbo, vous voyez exactement qui a accès et vous pouvez déterminer qui peut voir quoi. »
Pieter-Jan Boden : « Il est important de bien communiquer lors de la phase initiale. Les pays mettent l’accent sur des aspects différents de la rémunération. Pensez à l’index, essentiel en Belgique mais inconnu au Royaume-Uni. Ou à l’indice pivot au Luxembourg. Le coût de la vie varie.
Pour nous, il était important de créer un playbook international alimenté par les country leads, avec les nuances locales en matière de reward. Utiliser un seul outil ne signifie pas que tous les pays doivent l’employer de la même façon. Youbo permet de définir des accents par pays. Il faut en avoir conscience. »