Les 10 ingrédients d’une reward letter parfaite

Une reward letter informe les collaborateurs de leur augmentation salariale ou de leur bonus. Le contenu de la lettre et le moment de son envoi influencent fortement la façon dont le collaborateur perçoit cette augmentation ou ce bonus. Découvrez les 10 éléments clés d’une reward letter réussie et apprenez à créer une employee experience remarquable autour de la rémunération.

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26 février 2025

Une fiche de paie est bien plus qu’un simple bout de papier avec un chiffre dessus. C’est l’expression d’une reconnaissance pour le travail accompli. Une reward letter, le document contenant les informations sur une augmentation salariale, une promotion ou un bonus, est un élément essentiel de l’employee experience. Une bonne reward letter donne aux collaborateurs le sentiment d’être valorisés. Prendre le temps de souligner les augmentations et les prestations excellentes renforce le moral et la motivation. Les études montrent que le salaire est la principale raison pour laquelle une personne choisit de travailler pour une entreprise. L’insatisfaction salariale est la première raison de départ. En tant qu’employeur, mieux vaut donc accorder une attention particulière à tout ce qui touche à la rémunération.

Qu’est-ce qu’une reward letter ?

C’est simple : il s’agit d’une lettre de l’employeur informant le collaborateur d’une augmentation salariale, d’un bonus ou d’une promotion. Le collaborateur reçoit cette lettre après avoir discuté de ces changements avec son manager.

La reward letter est la confirmation officielle de ces changements. Elle contient les chiffres exacts et les intitulés de fonction évoqués lors de l’entretien. Elle apporte une confirmation et de la sérénité. Une reward letter n’est pas un employee benefit statement. Ce dernier, aussi appelé total reward statement, reprend tous les avantages du collaborateur dans un aperçu unique. Une reward letter se concentre sur l’évolution salariale.

Quels éléments composent une reward letter réussie ?

Que met-on exactement dans une telle reward letter ? Si le contenu de la lettre est clairement défini, cela ne veut pas dire qu’elle est facile à écrire. Trouver les bons mots prend du temps. Il est essentiel que les informations soient exactes et que la lettre paraisse personnelle. Soyez attentif à ces éléments.

1. Une reward letter est une lettre personnelle. Commencez par une formule de salutation personnelle. Exprimez votre reconnaissance pour la collaboration dès l’introduction.
2. Choisissez un ton qui correspond à votre entreprise. Ne dites pas « Salut Pierre » si vous travaillez dans une entreprise où la hiérarchie compte et où la tenue professionnelle est la norme. Mais ne dites pas non plus « Chère Madame Coens » dans une start-up branchée. Cela crée une distance alors que vous cherchez justement une proximité détendue. Par exemple, sur un ton formel :

Chère Madame Deferme,

Nous tenons à vous exprimer notre sincère gratitude pour votre dévouement et votre engagement constants envers notre équipe. La Performance Review 2025 est à présent clôturée. Votre travail acharné et votre professionnalisme ont largement contribué au succès de notre entreprise. Par la présente, nous vous informons que…

Ou de façon plus informelle :

Salut Peter,

Félicitations ! Tu as réalisé un travail fantastique chez TechToday. Nous sommes heureux de t’avoir dans notre équipe et te remercions de contribuer chaque jour à bâtir notre succès. Ton engagement et ton travail acharné ont activement contribué à la réussite de notre entreprise. Nous l’avons à nouveau constaté lors de la Performance Review annuelle. Nous avons le plaisir de t’annoncer que…

3. Le premier paragraphe après l’introduction contient les faits et les chiffres. La reward letter décrit en détail l’augmentation salariale ou le bonus, et mentionne également tout changement de fonction. Reprenez (a) le salaire actuel, (b) le nouveau salaire, (c) le changement de fonction et (d) la date d’entrée en vigueur du changement. Par exemple (dans la version formelle, conservez le vouvoiement) :

Félicitations pour votre promotion au poste de line manager !
Votre salaire passera de xxx à xxx.
Cela représente une augmentation de xxx par rapport à votre salaire précédent.
Ce changement prend effet le xxx.

4. Expliquez pourquoi l’augmentation salariale a été accordée. Justifiez tous les changements, de l’indexation aux prestations. Vérifiez que ces éléments figurent clairement dans la lettre.
• En Belgique, les salaires sont régulièrement indexés selon l’évolution de l’indice des prix à la consommation. Indiquez le pourcentage d’indexation et son effet sur le salaire dans la reward letter.
• Dans une politique de rémunération transparente et stratégique, une augmentation salariale correspond à une évolution au sein d’une fourchette ou d’un barème salarial. Expliquez dans la lettre dans quel barème salarial se situe le collaborateur et comment il y progresse.
• Le collaborateur a-t-il droit à un bonus ? Indiquez le montant et la raison pour laquelle ce bonus a été attribué.

Par exemple :

En raison de l’indexation, votre salaire évolue de 9 pour cent. Votre salaire passe de xx à xx.

Le salaire lié à votre nouvelle fonction de collaborateur service relève du barème salarial 4. Votre salaire passe de xx à xx.

Vous avez droit à un bonus de xx. Ce bonus vous a été attribué parce que vous…

5. Une reward letter réussie reprend les KPI, les objectifs convenus avec le collaborateur pour l’année écoulée, et indique s’ils ont été atteints. Il existe 3 types de KPI : les objectifs individuels, les objectifs d’équipe et les objectifs de l’organisation. Dans la reward letter, cela donne ceci :

Félicitations pour l’atteinte de vos objectifs cette année !

Objectifs individuels : votre satisfaction client a augmenté de 15 %, ce qui a eu un impact considérable. Nous apprécions énormément votre rigueur dans les suivis et votre capacité à traduire les retours clients en améliorations du produit.

Objectifs d’équipe : votre équipe a lancé avec succès le nouveau site web, qui a attiré 10 % de clients supplémentaires. Toute l’équipe a donc parfaitement atteint ses objectifs.

Objectifs de l’organisation : nous avons atteint nos objectifs d’organisation. Le chiffre d’affaires de l’entreprise a augmenté de 30 pour cent.

Nous apprécions votre travail acharné et votre dévouement.

Notre logiciel de rémunération Youbo intègre des modèles pour la reward letter idéale. Les bons chiffres et les bonnes informations sont automatiquement insérés au bon endroit dans la reward letter : augmentations salariales, pourcentage d’indexation, KPI, barèmes salariaux, etc. Le modèle intégré peut être parfaitement adapté au style de communication de votre entreprise, tant sur le plan du texte que des visuels.

Nos experts traduisent vos données et vos principes de rémunération, ou votre politique salariale, dans le logiciel. Ainsi, chaque collaborateur reçoit automatiquement sa reward letter au bon moment. Fini les exports chronophages et les tableurs source d’erreurs.

6. Les reward letters sont souvent truffées de jargon RH. N’oubliez pas que la plupart des collaborateurs n’utilisent pas le même langage professionnel. Écrivez dans un langage humain. Soyez compréhensible, clair et sans ambiguïté. Imaginez le destinataire de la lettre assis en face de vous.
7. L’exactitude est primordiale : la reward letter ne doit contenir aucune erreur. Ni dans les chiffres, ni dans les mots. Une négligence sur les montants et les dates est, à juste titre, lourdement sanctionnée. Vérifiez deux fois les informations salariales. Personne ne veut recevoir trop peu par erreur de calcul. Utilisez un correcteur orthographique, ou faites relire la lettre par un rédacteur. Les fautes de langue donnent l’impression d’un travail bâclé, alors que vous voulez montrer que cette personne compte pour vous.
8. Vous voulez souligner que votre collaborateur apporte une contribution particulière à l’entreprise. Il est donc illogique que les reward letters soient souvent génériques. Travailler avec un modèle ne signifie pas que les lettres doivent toutes se ressembler. Veillez à ce que la reward letter soit unique pour chaque collaborateur. Cela peut passer, par exemple, par l’ajout d’une évaluation des objectifs ou d’un mot du manager.
9. N’oubliez pas le mot de remerciement et signez de votre nom, ou de celui du manager. Cela rend la lettre plus personnelle. Invitez les gens à prendre contact. Cela abaisse le seuil.

Par exemple, sur un ton formel :

Par cette augmentation salariale, nous souhaitons vous remercier pour le travail précieux que vous fournissez. Merci encore pour votre contribution et votre dévouement.

Si vous avez encore des questions sur le contenu de cette lettre, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes là pour vous.

Cordialement,

Toon J. Meibergh
People director
+ 32 …
[email protected]

Ou de façon plus informelle :

Par cette augmentation salariale, nous voulons te remercier pour le travail précieux que tu réalises. Sans toi, nous ne serions pas arrivés jusqu’ici. Nous nous réjouissons des belles choses que nous continuerons à accomplir ensemble. Des questions ? N’hésite pas à nous contacter. Continuons à bâtir notre succès ensemble !

Bien à toi,

Toon J. Meibergh
People director
+32 …
[email protected]

10. L’erreur la plus fréquente avec les reward letters ? Un mauvais timing d’envoi. Envoyez au bon moment. La lettre doit être envoyée après l’entretien et avant le paiement du nouveau salaire ou du bonus. Comme les tableurs ne sont pas transparents, les RH ne savent pas où en est chacun dans le processus de rémunération. C’est là que les erreurs surviennent. Parfois, le nouveau salaire est déjà versé avant l’arrivée de la lettre. Ou le collaborateur reçoit la lettre avant l’entretien d’évaluation. Cela lui donne le sentiment de n’être qu’un numéro, un élément d’un processus négligé. Ce qui va à l’encontre de l’idée de reconnaissance pour son travail.

Comment Youbo fait-il la différence ?

Notre logiciel est spécialement conçu pour rendre les processus de rémunération plus efficaces et exempts d’erreurs. La reward letter y occupe une place essentielle. Youbo rationalise le processus afin que les reward letters soient envoyées à temps, avec les bonnes informations insérées automatiquement.

Avantage 1 : la transparence évite que les reward letters soient envoyées trop tôt ou trop tard

Avec Youbo, les RH voient exactement, via une timeline, quels entretiens d’évaluation sont clôturés. Le système envoie automatiquement des rappels pour surveiller les échéances. Cela évite que les lettres partent trop tôt (avant l’entretien d’évaluation) ou trop tard (après le versement du salaire). De plus, le logiciel indique quelles lettres ont été reçues, ouvertes et lues.

Avantage 2 : les ressources humaines et les managers gagnent beaucoup de temps

Grâce au modèle intégré, toutes les données, comme les noms, les chiffres et les objectifs, sont insérées automatiquement. Les RH ne doivent plus créer ni envoyer les lettres manuellement. Une fois le processus terminé, les RH envoient la reward letter d’une simple pression sur un bouton. Fini les publipostages compliqués et les interminables tours de correction. Les lettres sont disponibles en trois langues (néerlandais, français et anglais) et sont envoyées automatiquement dans la langue du collaborateur.

Avantage 3 : adieu les erreurs

Toutes les données sont directement reliées, depuis le système, au bon collaborateur. Les erreurs dues à l’encodage manuel appartiennent donc au passé. Les reward letters sont toujours envoyées à la bonne personne, avec les bonnes informations au bon endroit. L’envoi est sécurisé. Le collaborateur reçoit par e-mail un lien vers la reward letter, qu’il ne peut ouvrir qu’avec un code de validation reçu dans un e-mail distinct. Impossible d’envoyer une lettre à la mauvaise personne.

Avantage 4 : une approche personnelle grâce à un modèle personnalisé

Personnalisez entièrement le modèle selon vos préférences. Chargez votre logo et vos couleurs et choisissez les éléments pertinents pour vos profils. Ajoutez automatiquement, depuis le système, le message personnel du manager, les scores d’évaluation ou les objectifs atteints. Le message de chaque reward letter devient ainsi unique.