De 10 ingrediënten van een perfecte reward letter

Een reward letter informeert medewerkers over hun salarisstijging of bonus. De inhoud van de brief en de timing van de verzending hebben een belangrijk effect op hoe de medewerker de opslag of bonus ervaart. Ontdek de 10 elementen van een sterke reward letter én leer hoe je zorgt voor een geweldige employee experience rondom reward.

Gekopieerd!

26 februari 2025

Een loonstrookje is meer dan een papier met een getal op. Het is de uitdrukking van de waardering voor iemands werk. Een reward letter, de brief met informatie over de loonstijging, promotie of bonus, is een cruciaal element van de employee experience. Een goede reward letter geeft werknemers een goed gevoel. Stilstaan bij opslag en excellente prestaties krikt het moreel en de gedrevenheid op. Loon is de belangrijkste reden waarom iemand voor een bedrijf kiest, blijkt uit onderzoek. Ontevredenheid over loon is de hoofdreden om te vertrekken. Je kan als werkgever maar beter extra aandacht besteden aan alles wat met verloning te maken heeft.

Wat is een reward letter?

Simpel: het is een brief van de werkgever om de werknemer te melden dat het loon verhoogt of dat hij een bonus of promotie krijgt. De werknemer ontvangt deze brief na het gesprek met zijn manager over deze salarisverhoging, bonus of promotie.

De reward letter is de officiële erkenning van de wijzigingen. Het bevat de precieze cijfers en functietitels die tijdens het gesprek aan bod zijn gekomen. Het zorgt voor bevestiging en gemoedsrust. Een reward letter is geen employee benefit statement. Dat laatste, ook bekend als het total reward statement, somt in een overzicht alle voordelen voor de werknemer op. Een reward letter focust op de salarisevolutie.

Uit welke elementen bestaat een sterke reward letter?

Wat staat er precies in zo’n reward letter? De inhoud van de brief is duidelijk afgelijnd, maar dat betekent niet dat hij makkelijk te schrijven is. Het vraagt tijd om de juiste woorden te vinden. Het is cruciaal dat de informatie correct is en dat de brief persoonlijk aanvoelt. Let op deze elementen.

1. Een reward letter is een persoonlijke brief. Begin met een persoonlijke begroeting. Druk in de introductie je waardering uit voor de samenwerking.
2. Kies een tone of voice die past bij je bedrijf. Zeg niet ‘Hoi Piet’ als je in een bedrijf werkt waar hiërarchie belangrijk is en mantelpakjes en maatpakken de norm zijn. Maar zeg ook niet ‘Geachte mevrouw Coens’ in een hippe start-up. Je creëert er afstand mee, terwijl je net een ontspannen vertrouwelijkheid nastreeft. Bijvoorbeeld, op formele toon:

Beste mevrouw Deferme,

Wij spreken graag onze oprechte dank uit voor uw voortdurende inzet en toewijding aan ons team. De Performance Review voor 2025 is afgerond. Uw harde werk en professionaliteit hebben een belangrijke bijdrage geleverd aan het succes van ons bedrijf. Met deze brief lichten wij u in dat …

Of informeler:

Dag Peter,

Proficiat! Je hebt geweldig werk geleverd bij TechToday. We zijn blij met jou in ons team en danken je om elke dag mee te timmeren aan ons succes. Jouw inzet en harde werk hebben actief bijgedragen aan het succes van ons bedrijf. Dat stelden we opnieuw vast tijdens de jaarlijkse Performance Review. We melden je graag dat…

3. De eerste paragraaf na de intro bevat de feiten en cijfers. De reward letter beschrijft de loonstijging of bonus in detail, en vermeldt ook de eventuele functiewijziging. Vermeld (a) het huidige loon, (b) het nieuwe loon, (c) de functiewijziging, en (d) de datum waarop de wijziging een feit is. Bijvoorbeeld (in de formele versie behoud je de aanspreking met ‘u’):

Proficiat met je promotie tot lijnmanager!
Je salaris wordt verhoogd van xxx naar xxx.
Het is een verhoging van xxx ten opzichte van je vorige salaris.
Deze wijziging gaat in op xxx.

4. Leg uit waarom de loonstijging is toegekend. Motiveer alle wijzigingen, van index tot prestatie. Onderzoek of deze zaken duidelijk vermeld staan in de brief.
• In België wordt loon regelmatig geïndexeerd volgens de evolutie van de consumentenprijzen. Vermeld in de reward letter het indexeringspercentage en het effect ervan op het loon.
• In een transparant en strategisch loonbeleid is een loonstijging een evolutie binnen een loonvork of salarisschaal. Leg in de brief uit in welke salarisschaal een medewerker zich bevindt en hoe hij evolueert.
• Heeft de medewerker recht op een bonus? Vermeld het cijfer en waarom de bonus werd toegekend.

Bijvoorbeeld:

Door de index wijzigt je salaris met 9 procent. Je loon stijgt van xx naar xx.

Het loon van je nieuwe functie als servicemedewerker valt in salarisschaal 4. Je loon stijgt van xx naar xx.

Je hebt recht op een bonus van xx. Deze bonus is toegekend omdat je …

5. Een sterke reward letter bevat de kpi’s, de afgesproken doelstellingen van de medewerker van het voorbije jaar, en vermeldt of ze gerealiseerd zijn. Er zijn 3 soorten kpi’s: individuele doelen, teamdoelen en organisatiedoelen. In de reward letter klinkt het bijvoorbeeld zo:

Van harte gefeliciteerd met het behalen van je doelstellingen dit jaar!

Individuele doelen: De waardering van jouw klanten is met 15% toegenomen, wat een geweldige impact heeft gehad. Je inzet op het vlak van follow-ups en het vertalen van klantfeedback naar productverbeteringen waarderen we enorm.

Teamdoelen: Jouw team heeft met succes de nieuwe website gelanceerd, die voor 10% meer klanten heeft gezorgd. Het ganse team heeft daarom zijn doelstellingen voortreffelijk waargemaakt.

Organisatiedoelen: We hebben onze organisatiedoelen behaald. De omzet van het bedrijf is met 30 procent gestegen.

We waarderen je harde werk en toewijding.

In onze beloningsoftware Youbo zijn templates van de ideale reward letter ingebouwd. De juiste cijfers en informatie worden automatisch op de juiste plaats in de reward letter ingevuld. Denk aan loonsverhogingen, indexeringspercentage, kpi’s, salarisschalen, enzovoort. De ingebouwde template kan je perfect aanpassen aan de communicatiestijl van je bedrijf, zowel in tekst als in beeld.

Onze experts vertalen jouw data en beloningsprincipes, of jouw loonbeleid, in de software. Op die manier ontvangt elke medewerker automatisch en op het juiste moment de reward letter. Geen gedoe meer met tijdrovende exports of foutgevoelige spreadsheets.

6. Vaak staan reward letters bol van hr-jargon. Vergeet niet dat de meeste medewerkers niet dezelfde vaktaal gebruiken. Schrijf in mensentaal. Begrijpelijk, helder, ondubbelzinnig. Beeld je in dat de bestemmeling van de brief voor je zit.
7. Juistheid primeert: de reward letter mag geen fouten bevatten. Noch in cijfers, noch in letters. Slordigheid met nummers en data wordt terecht zwaar aangerekend. Dubbelcheck de loongegevens. Niemand wil per ongeluk te weinig loon krijgen door een rekenfout. Gebruik spellingscontrole, of laat de brief nalezen door een copywriter. Taalfouten geven de indruk van haastwerk, terwijl je net wil laten zien dat iemand belangrijk voor je is.
8. Je wil benadrukken dat je medewerker een bijzondere bijdrage levert aan het bedrijf. Het is dan ook niet logisch dat reward letters vaak generiek zijn. Werken met een template wil niet zeggen dat de brieven allemaal hetzelfde moeten zijn. Zorg dat de reward letter uniek is voor elke medewerker. Dat kan bijvoorbeeld door een evaluatie van de doelstellingen toe te voegen, of een woordje van de manager.
9. Vergeet het dankwoord niet en onderteken met je naam, of die van de manager. Het maakt de brief persoonlijker. Nodig mensen uit om contact te nemen. Dat verlaagt de drempel.

Bijvoorbeeld, op formele toon:

Met deze loonsverhoging willen we u bedanken voor het waardevolle werk dat u levert. Nogmaals hartelijk dank voor uw bijdrage en toewijding.

Mocht u nog verdere vragen hebben over de inhoud van deze brief, aarzel dan niet om contact op te nemen. We staan voor u klaar.

Met vriendelijke groeten,

Toon J. Meibergh
People director
+ 32 …
[email protected]

Of informeler:

Met deze loonsverhoging willen we je bedanken voor het waardevolle werk dat je doet. Zonder jou zouden we niet zo ver zijn gekomen. We kijken uit naar de geweldige dingen die we samen nog zullen doen. Heb je vragen? Neem gerust contact. Laten we samen voortbouwen aan ons succes!

Vriendelijke groeten,

Toon J. Meibergh
People director
+32 …
[email protected]

10. De meest voorkomende fout bij reward letters? Een ongelukkige timing van de verzending ervan. Verstuur op het juiste moment. De brief vertrekt na het gesprek en voor het nieuwe loon of de bonus wordt uitbetaald. Omdat spreadsheets niet transparant zijn, is het voor hr onduidelijk waar iemand zich bevindt in het rewardproces. Dan gebeuren er fouten. Soms is het nieuwe loon al gestort voor de brief is aangekomen. Of krijgt de medewerker de brief voor het evaluatiegesprek. Het geeft hem het gevoel dat hij slechts een nummer is, een onderdeel van een slordig proces. Dit staat haaks op het idee van waardering voor zijn werk.

Hoe maakt Youbo het verschil?

Onze software is speciaal ontworpen om beloningsprocessen efficiënter en foutloos te laten verlopen. De reward letter vormt hierin een cruciaal onderdeel. Youbo stroomlijnt het proces zodat de reward letters op tijd vertrekken, met automatisch de juiste informatie ingevuld.

Voordeel 1: Transparantie voorkomt dat reward letters te vroeg of te laat vertrekken

Met Youbo kan hr via een tijdlijn precies zien welke evaluatiegesprekken zijn afgerond. Het systeem stuurt automatisch reminders om deadlines te bewaken. Dit voorkomt dat brieven te vroeg (voor het evaluatiegesprek) of te laat (nadat het loon al is gestort) worden verstuurd. Bovendien biedt de software inzicht in welke brieven zijn ontvangen, geopend en gelezen.

Voordeel 2: Human resources en managers winnen véél tijd

Dankzij de ingebouwde template worden alle gegevens – zoals namen, cijfers en doelstellingen – automatisch ingevuld. Hr hoeft niet langer de brieven handmatig aan te maken of te verzenden. Zodra het proces is afgerond, verstuurt hr met een druk op de knop de reward letter. Gedaan met moeilijke mail merges of eindeloze verbeterrondes. De brieven zijn beschikbaar in drie talen (Nederlands, Frans en Engels) en worden automatisch in de taal van de medewerker verzonden.

Voordeel 3: Byebye fouten

Alle gegevens worden direct vanuit het systeem gekoppeld aan de juiste medewerker. Fouten door handmatige invoer zijn daarom verleden tijd. Reward letters worden altijd naar de juiste persoon gestuurd, met de correcte informatie op de juiste plaats. De verzending is beveiligd. De medewerker ontvangt via mail een link naar de reward letter, die hij enkel kan openen met een validatiecode die hij in een afzonderlijke e-mail ontvangt. Het is onmogelijk om een brief naar de verkeerde persoon te sturen.

Voordeel 4: Een persoonlijke aanpak dankzij een gepersonaliseerde template

Personaliseer de template volledig naar jouw wensen. Laad je logo en kleuren op en kies de elementen die relevant zijn voor jouw profielen. Voeg automatisch de persoonlijke boodschap van de manager toe vanuit het systeem, of de evaluatiescores of behaalde doelen. Zo wordt de boodschap in elke reward letter uniek.