Gekopieerd!
10 juli 2025
Pieter-Jan Boden: “Belonen was een slopend karwei. We werkten met spreadsheets die hr opsplitste per manager. Die vulden hun budgetverdeling in en stuurden het document terug. Maar dat ging zelden soepel: formules raakten beschadigd, budgetten werden overschreden, documenten kwamen vaak te laat terug. Deadlines kwamen keer op keer in gevaar, en er sloopten fouten de datakwaliteit.
Als belonen in één land al ingewikkeld is, kun je je voorstellen hoe chaotisch het wordt in een internationale context. Elk land heeft eigen verloningsmomenten en regels, waardoor managers van internationale teams er maanden zoet mee waren. Intussen was hr vooral bezig met brandjes blussen. Dat moest anders.”
Pieter-Jan Boden: “We gingen op zoek naar software die het proces vereenvoudigde. De eerste tool die we probeerden, was te weinig intuïtief. Managers konden er niet zelf vlot hun budget mee verdelen, wat we belangrijk vinden. Wij hebben uitgebreide regels rond reward, want hr is onze corebusiness. Daarom wilden we ook de beste oplossing, die rekening houdt met landspecifieke loonwetgeving en diverse munteenheden. Een tool met die internationale dimensie bleek lastig te vinden, tot Teal Partners met Youbo kwam.
Teal Partners begrijpt de hr- en payrollmarkt door en door en stelde een oplossing voor die wél gebruiksvriendelijk is. We testten Youbo eerst in België. De resultaten waren meteen overtuigend. Omdat de tool zo flexibel is, rolden we hem probleemloos uit in de andere landen.”
Pieter-Jan Boden: “We hebben het rewardproces teruggebracht van twee maanden naar drie weken. Dat is immens. Die tijdwinst gebruiken we nu om meer in gesprek te gaan met medewerkers. De meeste mensen hebben een goede evaluatie, maar uitschieters – zowel toppresteerders als degenen die het moeilijker hebben – verdienen extra aandacht, en die kunnen we nu geven.
Evi Heyse: “Managers hebben meer autonomie. Vroeger stelde hr een salarisverhoging voor via Excel-formules, en managers konden die suggestie volgen of een wijziging voorstellen door het document heen en weer te sturen. Dat is niet flexibel. Youbo toont de manager automatisch suggesties voor opslag die voortvloeien uit het loonbeleid, bijvoorbeeld gekoppeld aan prestaties of salarisschalen. Die kunnen ze goedkeuren of gemotiveerd wijzigen. Managers zien in de tool meteen de impact van hun keuzes en ze kunnen scenario’s uitproberen.”
Pieter-Jan Boden: “Een nuttige suggestie zijn ook de pay salary alerts. Als een medewerker volgens het loonbeleid onder zijn beloningsniveau zit, dan krijgt de manager daarvan een signaal. Zeker met het oog op de nakende loontransparantie is het handig om historische loonverschillen weg te werken. Youbo helpt hiaten blootleggen.”
Evi Heyse: “De tool wordt nu door 150 mensen gebruikt op 4 hiërarchische niveaus. De starheid van spreadsheets zorgde ervoor dat vroeger in de praktijk voornamelijk het hogere management de budgetten verdeelde. Het was vroeger onhaalbaar om vroeger zoveel managers te betrekken, maar in Youbo kan het makkelijk.
Wij vonden het belangrijk om ook de managers van de kleinste teams betrekken. Zij staan het dichtst bij de medewerkers en weten dus het beste wie er wat verdient. Het maakt het verloningsbeleid eerlijker. Tegelijk verlicht Youbo zo de werkdruk voor hogere echelons en voor hr. Het is natuurlijk wel belangrijk om de betrokken managers in de beginfase goed te begeleiden.”
Pieter-Jan Boden: “Niet per se. Wij hebben een uitgebreid loonbeleid en het team van Youbo hielp ons om die beloningsregels in het systeem te vertalen. Maar als je nog geen loonbeleid hebt, kan de tool een hulpmiddel zijn. Youbo brengt de ongerijmdheden in je verloningswijze aan de oppervlakte. Het maakt je duidelijk waar je kunt bijschaven om je manier van verlonen correcter en rechtvaardiger te maken.
Evi Heyse: “Door de transparantie van de tool zie je veel beter hoe budgetten verdeeld worden, de afwijkingen, het totaalbudget, de historische evolutie, enzovoort. De reden waarom je medewerkers bijvoorbeeld verschillende voordelen toekent, moet helder zijn. Voor de loontransparantie in voege gaat, is het sowieso belangrijk om dat op punt te hebben.”
Pieter-Jan Boden: “Human resources wint veel tijd, managers krijgen meer autonomie en het verdelen van het budget is eerlijker geworden.”
Evi Heyse: “Managers zijn zeer enthousiast om met de tool aan de slag te gaan. Al van bij de training krijgen we erg positieve reacties. Ze zijn onder de indruk van wat Youbo kan.”
Pieter-Jan Boden: “Met Youbo werken is ook veel veiliger. Spreadsheets werken met formules waaruit de suggestie voor de salarisverhoging voortvloeit. Als een manager een kijkje wilde nemen hoe zo’n formule precies in elkaar zit, was er een risico dat de formule verminkt raakt. Ook bij het verknippen van de spreadsheets per hiërarchisch niveau doken problemen op. Bij elke manuele actie, en het zijn er veel in zo’n proces, loop je een risico om de data te verknoeien. Dat is niet oké op het vlak van GDPR.
Een Excel-bestand kan je makkelijk doorsturen. Zelfs als het afgeschermd is, kan iemand het paswoord via chat of mail delen. Als bedrijf weet je dus nooit zeker of er wel juist met je data wordt omgegaan. In de Youbo-tool zie je perfect wie toegang heeft en kan je instellen wie wat mag zien.”
Pieter-Jan Boden: “Het is belangrijk om in de beginfase goed te communiceren. Andere landen leggen andere klemtonen qua betalingen. Denk aan de index die cruciaal is in België, maar onbekend in het Verenigd Koninkrijk. Of de spilindex in Luxemburg. De cost of living verschilt.
Voor ons was het belangrijk om een internationaal draaiboek op te stellen met de input van de country leads over de lokale nuances binnen reward. Het is niet omdat je één tool gebruikt dat alle landen die op dezelfde manier moeten gebruiken. Youbo laat toe om klemtonen per land te leggen. Daar moet je wel oog voor hebben.”