Vermijd budget slippage in je rewardproces dankzij Youbo - voorbeeld uit de praktijk

Een bedrijf dat ongepland meer uitgeeft aan bonussen en salarissen dan voorzien, vreet aan zijn winst. Natuurlijk wil elke budgetverantwoordelijke dat vermijden. Beloningstool Youbo maakt komaf met budget slippage in hr. Pieter-Jan Boden, People Director van SD Worx, getuigt.

Gekopieerd!

30 september 2025

Dankzij Youbo is er amper verschil tussen ons geplande en gespendeerde rewardbudget. Vroeger kon dit oplopen. Dat is nu verleden tijd. Voor een bedrijf als het onze, waar loon 65% is van de totale kost, maakt dat een enorm verschil. Als de kost onder controle is, snijd je niet in je winst.

Pieter-Jan Boden, People Director

Wat veroorzaakt budget slippage in reward?

Vaak verlopen rewardprocessen in Excel. Documenten worden per afdeling opgesplitst. Nadat de manager zijn document invult, voegt hr alle documenten weer samen. Dat verhoogt het risico op budget slippage.

• Managers hebben geen zicht op het totaalbudget. Tijdens het toekenningsproces zien ze in Excel niet hoeveel budget er nog is. Daardoor gaan ze vaker over hun budget.
• Spreadsheets zijn foutgevoelig. Er ontstaan makkelijk versies. Dat zorgt voor ongecontroleerde uitgaven.
• Met spreadsheets merkt hr overschrijdingen pas laat op – soms te laat om het euvel nog recht te zetten.

Pieter-Jan Boden: “Bij SD Worx kennen we 6500 mensen in 19 landen salarisverhogingen toe. Daarvoor hebben we 2 maanden: februari en maart. Dat is krap, want in die periode moet het hele traject gebeuren: van de evaluatie tot de effectieve salarisverhoging, inclusief het kalibreren en de communicatie. Met Excel was het onmogelijk om alle landen tegelijk af te ronden. Een fout of een overschrijding werd soms pas opgemerkt nadat de loonsverhogingen al gecommuniceerd waren. Dan is het te laat om bij te sturen.”

Hoe lost Youbo dat op?

• Managers verdelen hun budget realtime in de tool. Ze zien het wanneer ze hun budget overschrijden. Ze kunnen eenvoudig bijsturen.
• Het budget kan verdeeld worden op meerdere niveaus. Ook teamleads of afdelingshoofden kunnen hun eigen deelbudget beheren. De budgetten kunnen ook gedetailleerder worden gedefinieerd.
• Met Youbo ontstaan er geen versies van documenten. De data worden centraal beheerd en onmiddellijk aangepast. Dat betekent: minder manuele fouten.
• Youbo maakt afwijkingen beter en meteen zichtbaar. Het is makkelijk om te corrigeren.
• Youbo ondersteunt multicurrency. De tool zet alles in realtime om naar één munt. Je behoudt het overzicht, zonder manueel rekenwerk.

Pieter-Jan Boden: “Valutaconversies waren vroeger een rem in Excel. Omrekenen en controleren van de data kostte wéér tijd in een al krap proces. Overschrijdingen konden soms niet op tijd worden rechtgezet.”

• Het is eventueel ook mogelijk om harde budgetlimieten in te stellen in Youbo. Geen enkele manager kan dan nog te veel toekennen.

Pieter-Jan Boden: “Wij wilden ruimte laten om iemand iets extra te geven, bijvoorbeeld bij uitzonderlijke prestaties of een gesloten deal. Daarom werkten wij zonder harde limieten. Gaat een manager over budget, dan kleurt de balk rood, maar hij kan nog steeds zijn cijfers doorsturen. We rekenen op gezond verstand op teamniveau, en op het allerhoogste niveau worden alle cijfers samengebracht en worden de overschrijdingen afgezet tegen de onderschrijdingen. Dat bleek voldoende om budget slippage op te lossen.”

Voor wie is Youbo het interessantst?

Pieter-Jan Boden: “Voor iedereen met complexe beloningsprocessen, zeker multinationals of snelgroeiende middelgrote bedrijven. In kleine bedrijven hou je het overzicht nog wel. Maar zodra je schaalt, verlies je dat. Ongeplande kosten tasten je winstmarge aan. Youbo helpt je om de kosten beter onder controle te houden.”

Youbo betaalt zich op twee manieren terug.

1. Efficiëntiewinst: hr en managers sparen tijd uit.
2. Kostenbeheersing: realtime inzicht en transparantie dringen budget slippage terug.

Pieter-Jan Boden: “In het eerste jaar met Youbo zaten we al veel dichter op het geplande budget. Na twee cycli kan ik zeggen: de slippage is weg. Ik was versteld hoe accuraat we nu op budget zitten. Change management speelt zeker mee. Onze managers zijn blij dat ze eindelijk een tool hebben om hun budgetten te bewaken. Ze beseffen hoe cruciaal het is. Youbo helpt hen daarbij.”